Ucz się, pracuj z Pomodoro (cz. 2.)

W poprzedniej części Ucz się, pracuj z Pomodoro poznaliśmy podstawy, a więc dowiedzieliśmy się czym ta technika jest, skąd się wzięła i na czym mniej więcej polega. Pora jednak przejść już do konkretów, wrzucić wyższy bieg i nauczyć się nieco więcej, by z czasem opanować technikę Pomodoro do perfekcji. Dzięki temu, nawet najtrudniejsze zadanie nie będzie stanowiło dla nas problemu. Do dzieła!

fot. vongerlachter (CC BY 2.0)

Dlaczego to takie ważne? Wady i zalety, czyli dlaczego to działa?

Przede wszystkim dlatego, że tak zwany multitasking, czyli wielozadaniowość się nie sprawdza. To dość przereklamowana i zbyt doceniana metoda, która tylko pozornie przybliża nas do upragnionego celu. W efekcie po wszystkim czujemy się wyzuci ze wszelkiej energii i tak naprawdę nie mamy ochoty na kolejne zadania. Pomodoro takie nie jest, dzięki niemu możemy bez najmniejszego problemu mieć ochotę na kolejne zadania, ciesząc się, że poprzednie poszło nam bardzo dobrze i gładko. To naprawdę przyjemne uczucie.

Ponoć człowiek im bliżej wyznaczonego, czy to przez siebie, czy kogoś z zewnątrz, końca pracy, pracuje wydajniej, szybciej i z większym skupieniem. Dlatego wyznaczane sobie każdorazowo jakiegoś deadline'u mobilizuje nas jeszcze bardziej do działania. Świadomość upływającego czasu działa więc na nas jak bat. Będziemy chcieli skończyć zadania przed przerwą, albo przynajmniej w jak najmniejszej ilości Pomodoro.

Praca wygląda inaczej, gdy ma się świadomość wykonania kilku poszczególnych czynności, które w efekcie i tak składają się na całość. Takie rozdrobnienie dobrze działa na naszą produktywność. Było o tym wcześniej, dlatego tym bardziej warto to zapamiętać. Jako ludziom, a tym bardziej obecnie, kiedy rozpraszani jesteśmy przez niemal miliony różnych spraw, komunikatów itd., łatwiej jest nam skupić się przez krótki czas. Dlatego lepiej ogląda się angażujący i trudny intelektualnie film o długości pięciu minut, niż półtoragodzinny seans Bergmana, co, notabene, świadczy o jego popularności. Chyba nie trzeba nikogo dłużej przekonywać.

Najlepiej zadbać o przejrzystą
i prostą listę zdań do zrobienia

Odpowiedni podział zadań powoduje więc, że nie odczuwamy zwyczajowej presji i ciężaru przytłaczających obowiązków. Czujemy się zdecydowanie lepiej, zwłaszcza, że możemy na bieżąco widzieć postęp, co niezmiernie satysfakcjonuje. A tak naprawdę zasadniczą zaletą jest to, że Technika Pomodoro jest bardzo prosta. Wręcz trywialna, a jak dobrze wiemy, proste rozwiązania, są genialne. Dlatego nie potrzeba wielu godzin praktyki (choć trzeba się przyzwyczaić), ani dużych nakładów finansowych. Po prostu ustalamy zadania, mierzymy czas i pracujemy. Po prostu.

Mało tego, Technika Pomodoro zwiększa odpowiedzialność. Ustalanie priorytetów i odpowiedniego czasu zadań sprawia, że stajemy się bardziej odpowiedzialni za to co robimy, a przy tym jesteśmy bardziej świadomi. Jeśli ustalamy jakieś zadania, to je wykonujemy, nie pobłażamy sobie i dobrze wiemy, co mamy zrobić, kiedy i jak długo. Sami potem możemy ocenić, czy dobrze nam poszło. Chyba, że wolimy poczekać na zewnętrzną weryfikację w postaci złej oceny, czyichś pretensji, braku wypłaty i tym podobne.

Jeśli zaś chodzi o wady, to trudno jednoznacznie je wskazać. Na pewno na początku nie jest łatwo przystosować się do wszystkich reguł, lecz to typowe dla nowych nawyków. Warto więc zachęcać się za każdym razem, pamiętać o dobrych stronach techniki i motywować do pracy. Pamiętajmy o owocach, są bardzo słodkie. Ponadto wydawać by się mogło, że takie pięciominutowe przerwy w każdym Pomodoro to wręcz absurdalne rozwiązanie. Ktoś pomyśli: „ale zaraz, to przecież tym bardziej mnie rozprasza i odrywa od pracy”, ale to tylko pozory, bowiem i tak (łatwo to sprawdzić, więc zachęcam do zbadania tego na sobie) po pewnym czasie (różnym dla każdego, o czym wspomniałem wcześniej), zaczniemy błądzić gdzieś myślami, a nasza praca nie posunie się ani o centymetr. Jeśli tylko nauczymy się być całkowicie skupieni w ciągu jednego Pomodoro, szybko zauważymy, że jesteśmy w stanie więcej wykonać w 25 minut z krótką przerwą, niż w ciągu godziny bez przerwy.

Mogą pojawić się również głosy, że „co z tego, że robię przerwę, jak i tak myślę o swojej pracy, nie mogę przestać pracować i tak”. To naturalne, zwłaszcza, kiedy wpadniemy w wyjątkowo dobry trans pracy. Pamiętajmy jednak, że wszystko to kwestia skupienia i motywacji. Jeżeli świadomie i w koncentracji będziemy pracować, oraz równie świadomie odpoczywać, nie przyniesie to nam żadnego uszczerbku. Odrywając się od zadania na chwilę, tak naprawdę nie umknie nam nic ważnego, wcale nie narobimy sobie zaległości. Wręcz przeciwnie, zyskamy tym więcej energii, by ruszyć dalej. Więcej o tym, jak radzić sobie z różnego rodzaju problemami będzie w kolejnej części cyklu, przy okazji omawiania wskazówek i rad.

Czas to pieniądz, należy odpowiednio nim gospodarować

Co muszę zrobić, by zacząć? Sposoby i narzędzia

Przede wszystkim należy uzmysłowić sobie, że to tak naprawdę dość indywidualna sprawa. O ile zasady Pomodoro są żelazne i warto się ich trzymać, o tyle nie powinny być one przeszkodą. Jeśli tylko jesteśmy w stanie zwiększyć swoją produktywność, modyfikując nieco tę technikę, nic nie stoi na przeszkodzie. Bo i tak rezultat ma być ten sam: udoskonalenie naszej pracy.

1. Na początek: LISTA ZDAŃ (tak zwany to-do-list czy checklista) – to bardzo ważne, bo dzięki temu nie tracimy cennego czasu w ciągu dnia na myślenie, co mamy jeszcze do zrobienia. W przypadku pojawienia się nowych zdań lub pomysłów, spójrz na wskazówki odnoszące się do tej sytuacji (w kolejnej części cyklu). Co do tego punktu, to Cirillo proponuje, by na początku dnia (lub nawet dzień wcześniej wieczorem, jak komu wygodnie) zrobić sobie listę zadań do wykonania i posortować je według ważności. Ustalanie priorytetów (ułatwić to może Macierz Eisenhowera (więcej: http://goo.gl/b0dky1) pozwala nam uniknąć sytuacji, kiedy trudne i żmudne zadania zostają nam na ostatnią chwilę i wówczas presja rośnie jeszcze bardziej. Po wykonaniu wyczerpującego zadania i po regenerującej przerwie, jesteśmy w stanie z czystą satysfakcją wykonać mniej obciążające zobowiązania.

2. Następnie: MINUTNIK (timer) – wybieramy więc zadanie do wykonania, nastawiamy nasz minutnik (o komputerowych minutnikach będzie jeszcze dalej) na 25 minut i już. Możemy spokojnie i w pełnym skupieniu zacząć pracować.

3. Pracujemy CAŁE POMODORO. Wykonujemy nasze zadanie aż do momentu, kiedy zadzwoni minutnik. Nie kończymy wcześniej. Nie przerywamy, ani nie pozwalamy, by ktoś inny nam przerwał (patrz wskazówki w kolejnej części cyklu). Skupiamy się na pracy, nic więcej. Ważna – i wręcz święta – reguła: Pomodoro jest niepodzielne. Jest niemal jak atom. To zasadnicza jednostka naszej wydajności; elementarna jednostka czasu w naszym prywatnym układzie SI. Pamiętajmy o tym.

4. Oznaczamy zadanie (lub jego część) jako WYKONANE. Jeśli więcej nie trzeba, to masz już jedno z głowy, więc Twoja lista właśnie się skróciła. Ciesz się. Jeśli zaś potrzebujesz więcej Pomodoro, to ciesz się tym bardziej, bo jesteś o krok bliżej finału. To przyjemne uczucie mieć świadomość, że jest się bliżej, niż dalej upragnionego celu, prawda? Oby tak dalej.

5. Po upływie czasu, czeka nas zasłużona PRZERWA. Potrwa pięć minut. A po czwartym Pomodoro, możemy zrobić sobie dłuższą przerwę. Około pół godziny powinno wystarczyć. W tym czasie bez problemu możemy zająć się innymi sprawami. Co najlepiej zrobić, znajduje się we wskazówkach w następnej części cyklu.

6. Czas na KOLEJNE POMODORO. I na tym cykl się kończy. Więcej nie trzeba tłumaczyć.

W kolejnym odcinku Ucz się, pracuj z Pomodoro przedstawimy wskazówki i praktyczne porady, jak radzić sobie z powstającymi w trakcie pracy trudnościami. Po teoretycznym wstępie przyjdzie więc pora na praktyczny trening i przekonanie się na własnej skórze, czy Pomodoro działa.

MICHAŁ WILK