Ucz się, pracuj z Pomodoro (cz. 3.)

Przyszła pora na kolejny poziom pracy i nauki z Techniką Pomodoro. Nie ma miejsca na narzekanie i wymówki, należy wziąć się w garść i przełamywać dotychczasowe przyzwyczajenia tak, by zyskać nowe, korzystniejsze i zdecydowanie bardziej produktywne nawyki. W tej części cyklu przyjrzymy się praktycznej stronie Pomodoro oraz trudnościom, jakie możemy napotkać.

fot. vongerlachter (CC BY 2.0)

Wskazówki i rady

Poniżej zaprezentuję kilka rad i wskazówek, do których dotarłem w przeróżnych źródłach. Zamieszczę również takie, które znaleźć można w komentarzach i opiniach na temat Techniki Pomodoro, jeśli tylko dobrze się poszuka. Przedstawię także własne pomysły, do których doszedłem na drodze kilkunastodniowej pracy przy użyciu tej techniki. Jak można zauważyć poniżej, dla wygody podzieliłem rady na trzy kategorie. Pierwsza dotyczy wskazówek technicznych: mówią o sprawach związanych z narzędziami, czy też przedmiotami, które są lub nie są przydatne podczas pracy, a także o zapleczu, a więc przygotowaniu do wykonywania poszczególnych zadań. Druga kategoria obejmuje rady związane już z samą pracą w ogóle, a trzecia grupa rad dotyczy przerw pomiędzy pracą właśnie.

Przygotowanie

⇒ Planuj. Poświęć chociaż 25 minut na zaplanowanie, nie szczegółowe, lecz dość konkretne, całego dnia, zadań, które masz wykonać, a przede wszystkim usystematyzuj je i połącz, jeśli są do siebie podobne. Dzięki temu będziesz wiedzieć co zrobić i nie stracisz czasu na przypominanie sobie w trakcie, co jeszcze, czy wszystko i tak dalej. Jeśli tylko jakieś zadanie wypłynie spontanicznie w ciągu dnia, tak dopasuj je do reszty, by wszystko się ze sobą zgadzało. Nie pozwól, by stracić orientację w pracy, bo to zaburzy nie tylko Twoje skupienie, ale i również zabierze sporo czasu. I nie chodzi tutaj też o tworzenia sztywnego planu, co do minuty. Chodzi o swobodną i łatwą orientację, a nie o ciągłe błądzenie. (Por. pierwszy punkt przystąpienia do Pomodoro.)

⇒ Kartka i ołówek. Nie potrzeba wiele. Wystarczy zwykła kartka, notes, kalendarz, cokolwiek, by zapisać tam zaplanowane zadania. Dobrze będzie, jeśli będziemy mogli na bieżąco spoglądać do tej listy i wykreślać już wykonane czynności. Podświadomie, widząc kurczącą się listę, będziemy zmotywowani do dalszej pracy. Na stronie Techniki Pomodoro dostępny jest nawet wzór tabeli [http://www.pomodorotechnique.com/goodies/], którą można do tego wykorzystać.

⇒ Zapisuj. Zapisywanie jest tak naprawdę kluczem do sukcesu. Wydawać by się mogło, że zapamiętamy wszystko i będziemy mogli do tego wrócić, albo że jeśli coś przeanalizujemy w myślach, to będzie to wystarczające. To istotny błąd. Wiele spraw przybiera znacznie inny kolor, jeśli jasno je zdefiniujemy i zapiszemy. Dlatego też, jeśli wiemy, jakie różnego rodzaju sprawy nas rozpraszają, zapiszmy je. Mogą to być przeróżne czynności, nawyki, przyzwyczajenia. Ważne, by materialnie to sobie uświadomić, czyli przedstawić sobie dokładną listę tych spraw. Nie chodzi tutaj o spisywanie spontanicznych i nieprzewidzianych wydarzeń, które często mogą nam przeszkodzić w pracy, tylko o zapisanie i przeanalizowanie tego, co nam przeszkadza, rozprasza i odciąga, a co jesteśmy w stanie usunąć z trybu naszej pracy. Potem możemy wrócić do naszej kartkowej spowiedzi i przypomnieć sobie, w czym grzeszymy.

⇒ Jasno i prosto. Używaj prostych określeń zadań. Definiuj w jasny sposób, co chcesz zrobić. To znacznie ułatwi sprawę i przyśpieszy rozpoznanie problemu. Jak już było napisane wcześniej, nie uszczegóławiaj, bo samo to zajmie sporo czasu. 

⇒ Przewiduj nieprzewidziane. Może i brzmi to paradoksalnie, jednak w planowaniu ważne jest również uwzględnianie sytuacji, które mogą się zdarzyć i być bezpośrednim czynnikiem przerwania lub spowolnienia naszej pracy. Dzięki takiemu przewidywaniu jesteśmy w stanie dobrze zorganizować dzień i bez frustracji przyjąć, że stało się coś, nad czym nie mieliśmy kontroli.

⇒ Pozbądź się „przeszkadzaczy”. Jeżeli bardzo Ci zależy na dobrym wykonaniu zadania, a wcale nie musisz mieć włączonego komunikatora, portalu społecznościowego, strony z zabawnymi treściami, to wyłącz je. Nie będą Cię niepotrzebnie odciągać od pracy. I nie będą kusić, by co chwilę sprawdzać, czy nie ma nowych wiadomości. Tak samo zrób z telefonem i innymi urządzeniami. Jeśli tylko nie są bardzo potrzebne, to wyłącz je, chociaż na jakiś czas. A przynajmniej zobacz co się stanie, jeśli zaczniesz tak robić. Z pewnością na początku będzie trudno uniknąć chęci sprawdzenia notyfikacji tu i ówdzie, lecz z czasem zapomnisz o wszystkim wokół. Pozostanie tylko i wyłącznie praca. Pamiętaj, wiele spraw robisz dla siebie, więc zastanów się, co będzie dla ciebie najważniejsze.

Ważna jest koncentracja na konkretnym zadaniu.

Czas pracy

⇒ Obserwuj. Miej minutnik w ciągłej uwadze, ale nie gap się na niego co minutę. Jeśli to tylko możliwe, miej minutnik w takim miejscu, w którym nie będzie on zbytnio absorbował Twojej uwagi, a z drugiej strony pozwoli na łatwe zorientowanie się, ile czasu pozostało. To pozwala na zwiększenie wydajności, jeśli mamy motywację do ukończenia danej czynności przed przerwą, jak również na takie rozdzielenie wysiłku, by starczyło nam go na całe Pomodoro. Warto też podkreślić, że widok upływającego czasu (nie permanentny, tylko świadomy i kontrolowany), pozwala na przerwanie mimowolnego rozproszenia i powrót do pracy. Jednak jeśli nie da się swobodnie obserwować mijających minut, spokojnie. Najważniejsze jest skupienie i praca. To prawdziwy cel i owoc naszych działań.

⇒ Kontunuuj. Jeśli kończy się zadanie przed końcem Pomodoro, warto poświęcić ten czas na ulepszenia lub powtórkę tego, co już zrobiliśmy. Jeśli jednak to nie jest możliwe, bo zadanie skończyliśmy 5 minut po rozpoczęciu Pomodoro, lub po prostu wykonaliśmy wszelkie ulepszenia i powtórki, najlepszym wyjściem jest wziąć się do pracy nad kolejnym zadaniem. Dopiero przerwa pozwoli nam oderwać się od danej czynności. Nie wcześniej.

⇒ Zapisuj. Jeśli tylko podczas wykonywania jakiegoś zajęcia przyjdzie Ci do głowy jakaś myśl, pomysł, lub kolejne zadanie do wykonania, zapisz je na kartce i wróć z powrotem do pracy. Możesz do tego co zapisałeś wrócić podczas przerwy. Teraz, gdy trwa Pomodoro, czas jest święty i przeznaczony tylko i wyłącznie na dane zadania. Skup się całym sobą. (Możesz wrócić do rady na temat siły zapisywania, jeśli to konieczne.)

⇒ Zaakceptuj. Zamiast przeciwstawiać się i walczyć z rozproszeniem uwagi, najlepiej jest je zaakceptować i szybko wrócić do właściwej pracy. Nie warto rozmyślać, jak to się stało, że coś nas rozkojarzyło albo skąd to się wzięło. To rodzi tylko kolejne myśli. A często możemy tak naprawdę złapać się na tym, że zamiast pracować, wciąż rozmyślamy o czymś, co nam przeszkodziło i tak dalej. Niepotrzebnie tracimy energię i czas.

Wysiłek fizyczny i ćwiczenia ciała, nie tylko podczas przerw, są bardzo ważne.
Równowaga zdolności umysłowych i sprawności ciała przynoszą wielkie korzyści.

Przerwa

⇒ Rusz się. W czasie przerwy najlepiej się przeciągnąć, wygimnastykować, w każdym razie zaktywizować ciało, by nasz mózg mógł otrzymać większą dawkę krwi i tym samym tlenu, który z pewnością przyda się na kolejną część pracy. Warto też spróbować pewne ćwiczenie, polegające na wyciągnięciu ramion najwyżej jak tylko możemy, utrzymaniu ich tak w pozycji przez parę sekund (można policzyć do dziesięciu), a następnie na lekkim ich rozluźnieniu, ale bez opuszczania ich na razie(!). Utrzymujemy je tak w górze jakiś czas. Poczujemy wówczas w naszych dłoniach przyjemne ciepło, a cała krew wręcz spłynie z ramion; bądź co bądź, będzie jej łatwiej krążyć w ramionach, zazwyczaj pracujących w pozycji horyzontalnej. Następnie możemy opuścić ramiona, by odpoczęły. Takie ćwiczenie powtarzamy jeszcze raz lub dwa razy, dzięki czemu nasz mózg będzie znacznie bardziej dotleniony (w zasadzie bez większego wysiłku) Zwiększy się również w naszym ciele poziom kortyzolu, czyli hormonu odpowiadającego za zmniejszenie stresu oraz zwiększenie poczucia pewności siebie (więcej: http://www.rozwojowiec.pl/1404/jak-zwiekszyc-pewnosc-siebie/), co na pewno ułatwi nam pracę i uczyni ją zdecydowanie przyjemniejszą i efektywniejszą.

⇒ Małe sprawy. Podczas przerw, a zwłaszcza podczas przerw po czwartym Pomodoro, można zrobić coś, co zajmuje mniej czasu, a przede wszystkim jest czynnością przeciwstawną, jeśli chodzi o wykorzystanie naszego mózgu lub ciała. Najlepiej wówczas zrobić coś, co polega na wysiłku fizycznym. Wybór jednak i tak należy do każdego z osobna. Wykorzystanie tego czasu, w ten czy inny sposób, to już prywatna sprawa, nie ma tutaj uniwersalnej rady.

W tej części to tyle. W kolejnej i ostatniej już odsłonie „Ucz się, pracuj z Pomodoro” przyjrzymy się bliżej narzędziom, które pozwolą nam odmierzać czas i organizować nasze zadania. Głównie będą to programy komputerowe dla osób pracujących przy komputerze.

MICHAŁ WILK

Pozostałe części kursu Ucz się, pracuj z Pomodoro: część 1., część 2. UWAGA! Część 4. zostanie opublikowana wyjątkowo za dwa tygodnie, 30 stycznia.